证明信是由某一机构或人员,面对某一具体群体,以书面形式证明某一表述、情况或想法是真实且准确的一份信件,往往具有相当的时效性。
制作证明信时,应清楚提出证明的范围、意义、对象,做到简明扼要、逻辑清晰、要件齐备、准确无误。因此,撰写证明信时需要我们注意以下几点:
- 首先要明确证明的目的、种类、具体情况和对象;
- 其次要在撰写前做好大量考察、搜集和整理证明材料的工作,资料应丰富、可靠、有说服力;
- 再次要根据读者的阅读习惯,选用适当的词、句、段落、格式和排版,体现证明信的规范性、权威性和美感性;
- 最后,审阅时也不可掉以轻心,避免错别字和语病,以免影响到证明信的权威性和可信度。
证明信是一种重要的文件形式,其金字塔原则是:重点突出、内容简明、通俗易懂。